Kamis, 11 November 2010

tugas 5

soal:

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE

4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING

jawab:

1. ystem penyusunan warkat menurut abjad

<> system penyusunan warkat menurut subyek
<> system penyusunan warkat menurut waktu
<> system penyusunan warkat menurut daerah
<> system penyusunan warkat menurut nomor
keterangan:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Tahap Awal
  • Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
  • Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
Tahap Penulisan
  • Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
  • · Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
  • · Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
  • Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
  • Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
  • Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Tahap Revisi
  • Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Pada warkat jenis cek, wesel, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara menggunakan sistem nomor, dengan melihat nomor cek apakah benar atau tidak, wesel atau surat pembelian yang ada, disusunlah dari nomor yang terkecil hingga yang terbesar atau bisa sebaliknya. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau bisa dengan sistem tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan seperti system wilayah diatas.

3. Record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
  • Records yang tidak penting (non essential)
  • Records yang tidak dimanfaatkan
  • Records yang penting
  • Records yang sangat penting.

4. Tabulating adalah pembuatan suatu daftar atau tabeldari data yang terkumpul dan setelah dilakukan pemilihan data yang sesuai(sumber: UG.


tugas 4

soal:

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

jawab:
1. menurut teori Dublin tahun 1959 syarat komunikasi yang baik adalah dengan menerapkan sisitem sambungan yang teridiri dari tingkat-tingkat keluasaan, kordinasi atau pengarahan wakil dewan-dewan pemerintah.
2. Mengambil keputusan setelah diadakan pemikiran atas berbagai data atau informasi yang telah dibuktikan atau pembuktian berdasarkan data dan informasi, kemudian mengabil keputusan yang tepat.
3.
Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :

Tahap Awal
  • Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
  • Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
Tahap Penulisan
  • Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
  • · Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
  • · Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
  • Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
  • Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
  • Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Tahap Revisi
  • Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.
Sumber untuk jawaban No.3

4
Tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja harus disusun dengan memperharikan segi – segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Untuk mempersiapkan hal – hal itu dengan setepat – tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

- Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan

prosedurnya.

Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap – tiap

detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang

diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

- Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka

antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul – betul

terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya

menuju kearah satu tujuan.

- Dan tiap – tiap tahap itu harus betul – betul merupakan suatu

kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
Harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.
Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas..
Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.
Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda–tanda atau symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.
Untuk menjamin tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat–tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals ) tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.

MOTIVASI



Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya.[1] Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan[2]

Dalam hubungan antara motivasi dan intensitas, intensitas terkait dengan dengan seberapa giat seseorang berusaha, tetapi intensitas tinggi tidak menghasilkan prestasi kerja yang memuaskan kecuali upaya tersebut dikaitkan dengan arah yang menguntungkan organisasi.[2] Sebaliknya elemen yang terakhir, ketekunan, merupakan ukuran mengenai berapa lama seseorang dapat mempertahankan usahanya.[2]

TEORI MOTIVASI

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan. Motivasi dapat dibedakan menjadi motivasi internal dan motivasi ekternal.

Motivasi yang muncul atas kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internal.

Motivasi internal:

    1. Motivasi Fisiologi

Merupakan Motivasi alamiah contohnya: Lapar & Haus

    1. Motivasi Psikologis

Motivasi Kasih Sayang (Affectional motivation)

(menciptakan kehangatan, keharmonisan)

Mempertahankan diri (Ego-defensive motivation)

(melindungi kepribadian, mendapatkan kebanggaan)

Memperkuat diri (Ego-bolstering motivation)

(mengembangkan kepribadian, berprestasi)

Motivasi ekternal menjelaskan kekuatan-kekuatan yang ada didalam individu yang dipengaruhi oleh factor-faktor intern, pada teori ekternal tidak mengabaikan motivasi internal akan tetapi mengembangkannya. Teori Motivasi ekternal dijelaskan dengan Teori X dan Teori Y yang ditemukan Mc. Gregor. Inti dari Teori tersebut adalah:

“Teori Tradisional mengenai kehidupan organisasi banyak diarahkan dan dikendalikan oleh teori X yang menganggap rata-rata pekerja malas, tidak suka bekerja maka harus dipaksa dan dikendalikan, dihukum jika perlu, diarahkan demi mencapai tujuan tetapi pada kenyataanya teori X tidak mampu menjawab seluruh fakta yang terjadi dalam organisasi oleh sebab itu dimunculkan teori Y untuk menjawabnya, teori ini beranggapan Usaha fisik atau mental dalam bekerja adalah kodrat manusia, rata-rata mereka bersedia belajar dalam kondisi yang memungkinkan dengan tanggung jawab, ada kecerdikan, kreatifitas dan daya imajinasi untuk memecahkan masalah, hukuman bukan salah satu jalan untuk mencapai tujuan, organisasi seharusnya memberikan kesempatan untuk mereka dalam berprestasi.

Tahun 1943 terjadi pengembangan teori motivasi yang dikenal dengan “Hirarki Kebutuhan Maslow” yang dikemukakan Abraham Maslow. Lima tingkatan keinginan dan kebutuhan menurutnya adalah:




contoh bagan organisasi

SKEMA ORGANISASI

Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

Macam-macam Skema Organisasi:

ö Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:

Ž Skema organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah

Ž Skema organisasi Mendatar dari kiri kekanan

Ž Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

Ž Skema Organisasi Lingkaran

Ž Skema Organisasi Gambar

ö Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:

Ž Skema Organisasi Fungsional:

Menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas dalam hubungannya dengan fungsi-funsi yang lain.

Ž Skema Organisasi Jabatan

Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.

Ž Skema Organisasi Nama

Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.

Ž Skema Organisasi Nama dan Jabatan

Menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.

Ž Skema Organisasi Struktur

Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.