tugas 4

soal:

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

jawab:
1. menurut teori Dublin tahun 1959 syarat komunikasi yang baik adalah dengan menerapkan sisitem sambungan yang teridiri dari tingkat-tingkat keluasaan, kordinasi atau pengarahan wakil dewan-dewan pemerintah.
2. Mengambil keputusan setelah diadakan pemikiran atas berbagai data atau informasi yang telah dibuktikan atau pembuktian berdasarkan data dan informasi, kemudian mengabil keputusan yang tepat.
3.

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :

Tahap Awal

• Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
• Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.

Tahap Penulisan

• Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
• · Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
• · Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
• Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
• Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
• Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

Tahap Revisi

• Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

Sumber untuk jawaban No.3

4 Tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja harus disusun dengan memperharikan segi – segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Untuk mempersiapkan hal – hal itu dengan setepat – tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

- Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan

prosedurnya.

Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap – tiap

detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang

diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

- Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka

antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul – betul

terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya

menuju kearah satu tujuan.

- Dan tiap – tiap tahap itu harus betul – betul merupakan suatu

kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
Harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.
Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas..
Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.
Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda–tanda atau symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.
Untuk menjamin tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat–tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals ) tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.